Scoring priorytetów zamówień: Inteligentniejszy sposób na zarządzanie magazynem w SAP Business One

Każdy magazyn ma ten sam problem: za dużo zamówień, za mało czasu i lista kompletacji, która traktuje dostawę Amazon Prime na następny dzień tak samo jak standardową przesyłkę 5-dniową. Domyślne podejście — FIFO (First In, First Out, czyli pierwsze przyszło, pierwsze obsłużone) — wydaje się sprawiedliwe. Ale sprawiedliwe nie znaczy mądre. FIFO oznacza, że pilne uzupełnienie zapasów Twojego klienta VIP czeka za zamówieniem o niskiej wartości z tygodniowym oknem dostawy. FIFO oznacza, że SLA Allegro Smart! zostaje naruszone, bo tuzin zamówień z eBaya przyszedł dziesięć minut wcześniej. W tradycyjnych konfiguracjach WMS (Warehouse Management System) fala kompletacji jest generowana chronologicznie — całkowicie ślepo na pilność, poziom klienta czy godziny odcięcia przewoźników.

Rozwiązaniem jest system scoringu priorytetów: konfigurowalna, ważona formuła, która przypisuje wynik liczbowy każdemu zleceniu sprzedaży w systemie SAP Business One. Najwyższy wynik trafia na górę listy kompletacji. Zespół magazynowy zawsze wie, które zamówienie obsłużyć jako następne — nie dlatego, że ktoś im powiedział, ale dlatego, że system to wyliczył.

Jak działa scoring priorytetów zamówień

Koncepcja czerpie z uznanych metodologii harmonogramowania, takich jak WSJF (Weighted Shortest Job First) i EDD (Earliest Due Date), łącząc je w jeden złożony wynik. Każde zlecenie sprzedaży jest oceniane według wielu czynników scoringowych. Każdy czynnik generuje wynik. Wszystkie wyniki są sumowane. Zamówienie z najwyższym wynikiem jest kompletowane jako pierwsze. W odróżnieniu od sztywnego FIFO czy czystego EDD, czynniki scoringowe są w pełni konfigurowalne — sam decydujesz, co jest ważne i jak bardzo.

"Wynik Całkowity = (Wynik Terminu × Waga Terminu) + (Wynik Klienta × Waga Klienta) + (Wynik Kanału × Waga Kanału) + (Wynik Przewoźnika × Waga Przewoźnika) + (Wynik Wartości × Waga Wartości) + (Wynik Ilości × Waga Ilości) × Mnożnik Ręczny"

Każdy składnik można regulować niezależnie, a mnożnik ręczny w postaci UDF na dokumencie zamówienia pozwala na natychmiastowe nadpisanie priorytetu w razie potrzeby.

Sześć czynników scoringowych

1. Wynik terminu dostawy

To najważniejszy czynnik, oparty na zasadzie EDD (Earliest Due Date) stosowanej w harmonogramowaniu produkcji. Im mniej dni pozostaje do wymaganej daty wysyłki, tym wyższy wynik. Zamówienie do wysłania dzisiaj otrzymuje maksymalną liczbę punktów. Zamówienie z 5-dniowym buforem lead time otrzymuje minimalną liczbę punktów. Kalkulacja wykorzystuje różnicę między bieżącą datą a polem Data Dostawy na dokumencie zlecenia sprzedaży w SAP Business One.

2. Wynik priorytetu klienta

Nie wszyscy klienci są równi. Kluczowy klient generujący 20% Twoich przychodów powinien otrzymać preferencyjne traktowanie w porównaniu z jednorazowym kupującym. W SAP Business One możesz przypisać poziomy priorytetów za pomocą UDF na danych głównych Partnera Biznesowego.

Wynik ten przepływa automatycznie do każdego zlecenia sprzedaży utworzonego dla tego klienta, zapewniając spójną priorytetyzację bez ręcznej interwencji.

3. Wynik kanału sprzedaży

Różne marketplace'y i kanały sprzedaży mają różne wymagania SLA (Service Level Agreement) i konsekwencje opóźnień. Zamówienie Allegro Smart! ma rygorystyczne oczekiwania co do czasu dostawy — opóźnione wysyłki niszczą ocenę sprzedawcy i widoczność, bezpośrednio wpływając na KPI OTD (On-Time Delivery). Zamówienie Amazon Prime ma podobną pilność. Zamówienie ze sklepu internetowego ze standardową wysyłką ma większą elastyczność.

Ten czynnik jest zazwyczaj wypełniany automatycznie, gdy zamówienia przepływają z platformy e-commerce lub innego systemu wielokanałowego do SAP.

4. Wynik przewoźnika i metody dostawy

Sama metoda wysyłki niesie informację o priorytecie. Przewoźnicy ekspresowi i next-day mają wcześniejsze godziny odcięcia (carrier cutoff) i węższe okna przetwarzania — przegapienie cutoffu oznacza opóźnienie o cały dzień roboczy. Scoring według przewoźnika zapewnia, że te zamówienia wypływają na górę przed standardowymi przesyłkami ekonomicznymi.

W SAP Business One informacja o przewoźniku jest dostępna przez pole Typ Wysyłki lub dedykowany UDF powiązany z konfiguracją logistyczną.

5. Wynik wartości zamówienia

Zamówienia o wyższej wartości często oznaczają większy wpływ biznesowy w przypadku opóźnienia. Prosty system progowy działa dobrze.

Odczytuje się to bezpośrednio z pola Suma Dokumentu na zleceniu sprzedaży — nie potrzeba UDF.

6. Wynik ilości i złożoności zamówienia

Ten czynnik może działać w dwóch kierunkach, w zależności od strategii magazynu. Niektóre magazyny priorytetyzują małe, szybkie zamówienia z mniejszą liczbą SKU (Stock Keeping Units), aby zmaksymalizować przepustowość i skrócić order cycle time.

Inne priorytetyzują duże zamówienia multi-SKU, bo reprezentują większy przychód zagrożony — wystarczy odwrócić scoring. Wybór zależy od modelu operacyjnego: operacje B2C o dużym wolumenie często preferują małe zamówienia najpierw, aby utrzymać wysoki pick rate, podczas gdy dystrybutorzy B2B preferują duże zamówienia, aby chronić kluczowych klientów. Odczytuje się to z liczby linii na zleceniu sprzedaży.

Mnożnik ręczny: natychmiastowe nadpisanie priorytetu

Każdy system scoringowy potrzebuje zaworu bezpieczeństwa. Mnożnik Ręczny to UDF dodany bezpośrednio do nagłówka zlecenia sprzedaży — proste pole numeryczne z domyślną wartością 1.0. Cały wyliczony wynik jest mnożony przez tę wartość. Ustaw na 2.0, a priorytet zamówienia się podwaja. Ustaw na 3.0, a się potraja. To daje kierownikom operacji natychmiastową możliwość nadpisania bez zmiany reguł scoringowych. Klient dzwoni z żądaniem pilnej dostawy? Ustaw mnożnik na 3.0. Wadliwa partia wymaga natychmiastowej wysyłki zamiennika? Ustaw na 5.0. Zamówienie przeskakuje na szczyt kolejki w kilka sekund.

Implementacja w SAP Business One

Piękno tego systemu polega na tym, że działa całkowicie w ramach natywnej rozszerzalności SAP Business One — wykorzystując DI-API (Data Interface API) i Service Layer do programowego dostępu. Nie wymaga zewnętrznego WMS ani oprogramowania firm trzecich. Oto jak wygląda implementacja.

Pola definiowane przez użytkownika (UDF)

Wykorzystywane kolumny systemowe

Wyzwalanie kalkulacji wyniku

Wynik jest przeliczany automatycznie przy tworzeniu lub aktualizacji zlecenia sprzedaży, za pomocą procedury składowanej SQL lub funkcjonalności Formatted Search w SAP Business One. Dla scoringu w czasie rzeczywistym, wyzwalacz oparty na zdarzeniach przez DI-API przelicza wyniki, gdy zmieniają się odpowiednie pola. Wynik może być też odświeżany na żądanie za pomocą przycisku lub zaplanowanego zadania wsadowego (batch job). Przeliczony wynik natychmiast zmienia pozycję zamówienia w kolejce kompletacji, skutecznie zastępując statyczne sekwencjonowanie FIFO dynamicznym generowaniem fali kompletacji opartym na priorytetach.

Administracja scoringiem przez UDO

Wagi scoringowe i definicje poziomów są zarządzane przez User Defined Object (UDO) — niestandardowy ekran konfiguracyjny wewnątrz SAP Business One. Ten UDO przechowuje procentowe wagi dla każdego czynnika, wartości punktowe dla każdego poziomu i definicje progów. Kierownicy operacji mogą dostosowywać model scoringowy bezpośrednio z poziomu SAP bez zmian w kodzie. Potrzebujesz zwiększyć wagę terminów dostaw w szczycie sezonu? Otwórz UDO konfiguracji scoringu, zmień wagę terminu z 30% na 50%, a wszystkie nowe wyniki natychmiast odzwierciedlą zmianę.

Trzy scenariusze z życia wzięte

Scenariusz 1: Wielokanałowy e-commerce — terminy marketplace'ów napędzają priorytet

Polska firma e-commerce sprzedaje na Allegro, Amazonie, eBayu i we własnym sklepie. Przetwarzają 400 zamówień dziennie przez SAP Business One zintegrowany z wielokanałową platformą e-commerce. Przed scoringiem używali ścisłego sekwencjonowania FIFO w falach kompletacji. Rezultat: zamówienia Allegro Smart! z 24-godzinnym SLA dostawy były regularnie wysyłane z opóźnieniem, bo przyszły po paczce standardowych zamówień z eBaya. Ich ocena sprzedawcy na Allegro spadła z 4,9 do 4,6 w ciągu dwóch miesięcy.

Po wdrożeniu scoringu priorytetów z dużą wagą na termin dostawy (40%) i kanał sprzedaży (25%), system automatycznie wyciąga zamówienia Allegro Smart! i Amazon Prime nad standardowe przesyłki. Zamówienie Allegro Smart! przychodzące o 14:00 otrzymuje wyższy wynik niż standardowe zamówienie eBay, które przyszło o 8:00. Wskaźnik OTD (On-Time Delivery) skoczył z 87% do 98% w ciągu pierwszego miesiąca, a order cycle time skrócił się o 22%. Ocena sprzedawcy na Allegro wróciła do 4,9 w ciągu jednego kwartału.

Scenariusz 2: Dystrybucja B2B — klienci VIP otrzymują priorytetowe traktowanie

Hurtowy dystrybutor obsługuje 200 klientów B2B przez SAP Business One. Ich 15 najważniejszych klientów generuje 65% przychodów. Przed scoringiem wszyscy klienci byli traktowani równo w magazynie. W okresach wzmożonego ruchu, detalista o poziomie Platynowym zamawiający 50 kartonów na weekendową promocję czekał za dziesiątkami małych zamówień od klientów Brązowych. Rezultat: kluczowi klienci skarżyli się na niezawodność dostaw, a dwóch zagroziło zmianą dostawcy.

Dzięki scoringowi priorytetów z wagą na priorytet klienta (35%) i wartość zamówienia (25%), system zapewnia, że zamówienie za 45 000 PLN od klienta Platynowego (wynik klienta: 100, wynik wartości: 80, pomnożone i zsumowane) zawsze jest przetwarzane przed zamówieniem za 800 PLN od kupującego Standardowego (wynik klienta: 10, wynik wartości: 20). W okresach szczytu kierownik operacji ustawia mnożnik 2.0 na najważniejszych zamówieniach Platynowych, gwarantując przetworzenie tego samego dnia. Wyniki satysfakcji klientów poprawiły się o 23%, a żadne kluczowe konto nie zostało utracone.

Scenariusz 3: Szczyt sezonu — dynamiczny scoring zapobiega zatorom magazynowym

Detalista elektroniki konsumenckiej prowadzi kampanię Black Friday generującą 3× normalny wolumen zamówień przez 5 dni. Pojemność magazynu nie potraja się — ten sam zespół musi wszystko przetworzyć. Przed scoringiem szczyty sezonu oznaczały chaos: nadgodziny, błędy kompletacji, niezgodności SKU i wskaźnik OTD spadający do 72%.

Z systemem scoringowym dynamicznie dostosowują wagi przed Black Friday: waga scoringu terminu rośnie z 30% do 50%, scoring ilości przesuwa się na korzyść małych, szybkich zamówień (maksymalizacja przepustowości), a waga scoringu przewoźnika rośnie, aby zamówienia ekspresowe nigdy nie przegapiły godzin odcięcia. W trakcie kampanii włączają pakiet mnożników 3.0 na wszystkich przedpłaconych zamówieniach ekspresowych. Rezultat: 94% OTD w szczycie (wzrost z 72%), 35% wyższy pick rate dzięki zoptymalizowanemu sekwencjonowaniu fal kompletacji i zero przegapionych okien odbioru przewoźnika. Ich fill rate — procent zamówień wysłanych kompletnie z dostępnych zapasów — poprawił się z 89% do 97%.

Kompletne przypadki użycia

Korzyści z wdrożenia

Jak zacząć

Wdrożenie systemu scoringu priorytetów zamówień w SAP Business One trwa zazwyczaj 2–4 tygodnie, obejmując konfigurację UDF/UDO, konfigurację logiki scoringowej, integrację z istniejącym workflow e-commerce lub marketplace'owym oraz szkolenie zespołu. System działa zarówno z SAP HANA, jak i SQL Server i nie wymaga żadnych modyfikacji w rdzeniu konfiguracji SAP Business One.

REVO-IT budował i wdrażał systemy scoringu priorytetów dla firm e-commerce, hurtowników i dystrybutorów. Przeanalizujemy Twój obecny workflow magazynowy, zidentyfikujemy czynniki scoringowe najważniejsze dla Twojej operacji i skonfigurujemy system, który zacznie dostarczać rezultaty od pierwszego dnia. Skontaktuj się z nami, aby uzyskać bezpłatną konsultację na temat tego, jak scoring priorytetów może transformować Twoje operacje magazynowe.